Aunque a primera vista pueda parecer algo intrascendente y hasta poco interesante, la verdad es que la guarda y conservación de los documentos que se generan en las relaciones sociales, tanto oficiales como privadas, es una tarea de la máxima importancia porque permite conocer los entresijos y el funcionamiento de las personas y de la instituciones que participaron en cualquier hecho o acontecimiento. Poco sabríamos del pasado si no tuviéramos delante los comunicados que se redactaron, las notas que se tomaron o las actas de las reuniones que se celebraron. Con esos escritos y expedientes a la vista, las disposiciones, los informes o los contratos que se redactaron los historiadores y todos los expertos que lo requieran pueden conocer lo que se hizo, cómo se hizo y por qué se hizo. Y la historia es a fin de cuentas la experiencia de lo que pasó y una extraordinaria orientación para saber cómo mejor manejarnos en el presente y el futuro.
Los archivos son los depositarios de ese tesoro histórico y cultural. Un archivo centralizado es un punto de apoyo imprescindible para el buen gobierno de un país o de una nación pues en él se hallan físicamente los documentos que explican y legitiman la actuación política y administrativa.
En España existe el muy notable y valioso “Archivo General de Simancas” (también conocido por sus siglas, AGS), que debe su nombre a la localidad vallisoletana en la que está enclavado y es el lugar en el que se depositan y guardan los documentos oficiales de la Corona de Castilla. Creado en el año 1540 y ubicado en el castillo que allí existe, es uno de los lugares más importantes en cuanto a la conservación y custodia de los referidos documentos oficiales.
Aunque inicialmente su existencia sólo respondía a la necesidad de disponer de un sitio donde conservar los documentos, de un tiempo a acá ha ido adquiriendo funciones de índole cultural. Actualmente es una institución dependiente del Ministerio de Cultura y, junto al trabajo permanente de conservar y catalogar, es un museo y un lugar en el que se puede investigar a partir de sus fondos que son extraordinariamente extensos.
